Як навчитися ясно виражати свої думки в письмовій мові

Як навчитися ясно виражати свої думки в письмовій мові

Уміння добре виражати свої думки письмово абсолютно необхідно для роботи в PR. Переконувати і розповідати різні історії — це безпосередній обов'язок професіонала ділового спілкування. Тому він повинен знати і уміти застосовувати усі прийоми, які допоможуть завоювати і утримати увагу. Увага, що приковує, початок тексту, барвисті образи, плавні переходи, доречні цитати, грамотна організація тексту — усе це складові уміння добре викладати свої думки на листі.

Джей Рональд Келли(J. Ronald Kelly), старший віце-президент PR— фірми Cohn & Wolfe, додає: "Робота, якою зайняті співробітники, що нещодавно поступили до нас, зазвичай вимагає хорошого базового уміння писати. У мене просто немає часу учити їх граматиці, орфографії, пунктуації, управлінню і узгодженню членів речення, використанню дієслівних форм, створенню провідного абзацу, принципу перевернутої піраміди і так далі. Час — гроші. Мені потрібні люди, які вже уміють добре писати".

З чого розпочати

Перш ніж приступити до виконання письмового завдання, виділите час для відповіді на шість ключових питань:

  • Який бажаний результат комунікативного процесу? На що ви хочете спонукати своїх читачів?
  • Хто наша цільова аудиторія? Чим чіткіше визначений сегмент, тим краще.
  • Які основні бажання і інтереси нашої цільової аудиторії?
  • Яка основна думка вашого повідомлення?
  • Який комунікативний канал буде найбільш ефективним?
  • Кому з наших представників вірять найбільше?

Відповіді на ці питання серйозно допоможуть визначити зміст і структуру вашого повідомлення. Спробуйте проникнути у свідомість читачів. Що для них є найбільшою перевагою? Що вони хотіли б дізнатися по цій темі?

Наступний етап — детальна розробка питання 4. Як правило, сюди включається декілька основних тем, а усередині кожної з них — декілька другорядних. Наприклад, можна в якості основних тем перерахувати головні пункти повідомлення. Ваш прес-реліз або стаття можуть містити не одну, а дві-три головні думки. Записавши їх, підберіть для кожного пункту факти, статистичні дані і приклади для підкріплення основної думки.


Як тільки сталі ясні завдання і зміст повідомлення, переходите до композиції. Ваше завдання — скласти короткий і точний, добре структурований за усіма граматичними правилами текст. Ось декілька загальних напрямів, яким треба слідувати.

Пропозиція

Пропозиція має бути ясною і короткою. Довгі, складні пропозиції уповільнюють темп читання, їх часто буває важко зрозуміти. Навіть людям з вищою освітою нелегко засвоїти пропозицію з 25-30 слів. Це зовсім не означає, що в кожній пропозиції має бути всього 8-10 слів. Бажано, щоб пропозиції були різні, але в середньому не більше 15-17 слів.

У більшості випадків виявляється, що в складній пропозиції просто більше слів, ніж треба. Наприклад, ось така розмита фраза: "Вони допомогли численним компаніям в розробці систем, які можуть використовуватися при відстежуванні їх роботи по обслуговуванню клієнтів". У відредагованому виді ця пропозиція стала коротша і легша для розуміння: "Вони допомогли багатьом компаніям розробити системи для відстежування роботи по обслуговуванню клієнтів".

Далі наводяться приклади слів, які можуть зробити пропозицію більше стислою і місткою. Коли ви пишете або редагуєте текст, намагайтеся замінювати довгі словосполучення в лівій колонці одним коротким словом з правої колонки:

Таблиця 1.

Цілий ряд

багато


В даний момент часу

зараз

Прийти до розуміння

зрозуміти

Незважаючи на той факт, що

хоча

Завдяки тому факту, що

тому що


З метою

для

Висловитися за схвалення

схвалити

Дотримуватися тієї думки, що

вважати, думати

З того часу, як

с


Взяти до розгляду

розглядати

До того часу, як

до

За виключенням

окрім

Представляється, що


схоже

Абзаци

Короткий абзац кращий, ніж довгий абзац. Журналісти зазвичай пишуть короткими абзацами, від шести до восьми друкарських рядків. Провідний абзац в новинах ще коротший: дві-три рядки. Короткий абзац дає читачеві час, так би мовити, перевести дух, і продовжувати читати. Довгі абзаци не лише випробовують терпіння читача, але і примушують його самовільно "відключатися".

У хорошому абзаці завжди тільки одна головна думка. Коли ви вводите нову думку, розпочинайте її з нового абзацу. Для прес-релізів і інформаційних бюлетенів особливо важливі короткі, захоплюючі абзаци. Ключову інформацію треба розташовувати в коротких легкотравних блоках.

Правильний вибір слів

Автори з університетською освітою часто забувають, що найзвичайніші для них слова можуть збити з пантелику середнього читача. У газетах, призначених для широкого кола людей, знають, що багато хто з їх читачів не вчився в коледжах. Тому вони намагаються писати на рівні четвертого-шостого класу середньої школи.

Якщо ви пишете для широкого кола читачів, то не забудьте, що коротке слово(чим менше складів, тим краще) зрозуміти легше, ніж довге. От як можна проілюструвати це положення:

Придбати — купити

Місцеперебування — будинок


Працевлаштувати — найняти

Старатися — намагатися

Сприяння — допомога

Експеримент — досвід

Потреба — нужда

Відповідальність — завдання

Акумулювати — зібрати

Економити — берегти

Досить — досить

Утилізувати — користуватися

Звичайно, якщо цільова аудиторія добре утворена, то можна використати і складніші слова. Наприклад, більшість читачів The New York Times або The Wall Street Journal закінчили університет, тому стиль цих газет відрізняється від стилю газети невеликого міста. Крім того, якщо цільова аудиторія — це професіонали в таких галузях, як юриспруденція, освіта, наука і техніка, то для підбору словника використовуються інші критерії.

Навіть найдосвідченіші автори можуть потрапити в звичайну пастку, використовуючи слова, які відволікають і бентежать читача. Ось деякі приклади:

  • Багатослівні прийменникові словосполучення, які починаються з в, на, з, з, під.
  • Словосполучення з дуже; наприклад: дуже великий замість величезний.
  • Віддієслівні іменники замість дієслів: зробити пропозицію запропонувати.
  • Тавтологія, тобто використання двох слів, що означають одне і те ж наприклад абсолютно повний.

Статті по науці і техніці також переповнені спеціальною термінологією. Редактори газет часто скаржаться, що вони отримують від фірм, працюючих у сфері високих технологій, прес-релізи з такою кількістю жаргонних слів, яких не зрозуміти ні їм самим, ні їх читачам.

Звичайно, якщо ви пишете для інженерів, то можна прибігати до спеціальної термінології. Та все ж правила вимагають, щоб ви писали як можна простіше. У виданні Communication World Эрик Хетч(Eric Hatch) наводить такий приклад "інженерного стилю"

Застосовуватиметься план включення робочої бази даних, вже наявних після експериментів, проведених НАСА 826(NASA 826) і БТВТ(BTWT) на різних моделях UDF, код яких зараз розробляється, для того, щоб отримати точніші коефіцієнти по категоріях протягу Cd і діаграми проміжних швидкостей для використання в прогнозах акустичних явищ.

У цьому прикладі, відмічає Хетч, "усю інформацію автор втиснув в одну величезну пропозицію". Він пропонує переписати цю фразу. Вона як і раніше звучить досить складно, але освічений читач хоч би може її прочитати:

В результаті проведених раніше дослідів в аеродинамічній трубі з різними плоскими моделями UDF з'явилася база даних, яка включається в новий код. Це дасть нам точніші коефіцієнти тяги і діаграми швидкості між двома плоскими рядами, що дозволить краще прогнозувати роботу акустичної частини машини.

Дійсний оборот і теперішній час дієслів

Дієслово пожвавлює склад. Не нехтуйте дієсловами на користь іменників і прикметників — це позбавляє текст динаміки. Прибравши слова, що оточують дієслово, ви проясните і посилите зміст. Крім того, дійсний оборот робить пропозицію стрункішою і стислою. Порівняйте наведені приклади:

Вхідне речення

Відредагована пропозиція

Річний звіт викликав реакцію розчарування в раді директорів.

Річний звіт розчарував раду директорів.

Наші консультанти можуть допомогти вам в знаходженні відповідей на питання по обробці підлоги.

Наші консультанти дадуть відповідь на питання по обробці підлоги.

  • Приклад. Висловіть свою думку, а потім наведіть приклад, що підтверджує її, або статистичні дані.
  • Визначення. Незвичайні слова вимагають словникового визначення або простого пояснення.
  • Порівняння. Якщо читачеві незнайоме те, про що ви пишете, приведіть порівняння з чимось знайомим.
  • Нове формулювання. Викладіть те ж саме іншими словами. Це посилить вашу думку.

Теперішній час дієслова покращує стиль, як і дійсний оборот. Краще написати "копіювальний апарат робить 100 копій в хвилину", чим "копіювальний апарат робитиме 100 копій в хвилину". У будь-яких матеріалах намагайтеся вживати теперішній час. Наприклад, при цитуванні краще написати: "Копіювальний апарат вирушає в наступному місяці". Це звучить енергійніше, ніж "Копіювальний апарат буде відправлений в наступному місяці".

Образність

Живий образний опис кращий, ніж загальні міркування. Якщо ви напишіть, що кока-кола продається у багатьох країнах або поширюється на усьому міжнародному ринку, то навряд чи це справить особливе враження на читача. Набагато краще буде повідомлення про те, що кока-колу зараз продають на усіх континентах і цей напій доступний 2/3 населення Землі. Чи, як сказано в останньому річному звіті компанії перед акціонерами, "якби усі наші партнери вишикувалися б навколо екватора, то мучений спрагою клієнт зміг би купити кока-колу через кожні 5 метрів".