Як налагодити свою власну систему продуктивності: 7 правил Скотта Янга

Як налагодити свою власну систему продуктивності: 7 правил Скотта Янга

Краща звичка, яку я коли-небудь заводив, — використання системи продуктивності. Ідея проста: якщо організувати все, що треба зробити(і як ви збираєтеся це зробити), можна запобігти труднощам з виконанням завдань.


Таких систем ціла купа. Деякі — складні, як Getting Things Done. Інші — дуже прості, наприклад, використання списку пріоритетних справ. Для деяких потрібне програмне забезпечення. Для багатьох досить ручки і паперу.

Добитися успіху з системою в довгостроковій перспективі складно. Ось лише декілька поширених проблем:

  • Ви не представляєте, яку систему вибрати, а вибравши щось, постійно думаєте, що "все робите правильно".
  • Ви випробовуєте прилив ентузіазму кожного разу, коли пробуєте нову систему, використовуєте її близько двох тижнів, потім починаєте холонути і врешті-решт відмовляєтеся від неї.
  • Здається, що жодна система не "підходить" для вашого життя, але ви переконані: проблема в тому, що ви не знаєте, як з нею працювати.
  • Здається, що ви потрапили у в'язницю, стіни якої поступово змикаються навколо вас, і це вбиває бажання виконувати значиму роботу і перетворює вас на робота.

Цих проблем можна уникнути, але треба трохи подумати про те, для чого потрібна система і що вона може і не може зробити для вас.

Навіщо взагалі використати систему?

Кінець кінцем у кожної людини є система продуктивності. Насправді їх тільки три різні види:


  • Система "Інші люди". Ви просто реагуєте на тиск з боку колег, клієнтів, керівників або членів сім'ї. Завтра важливий дедлайн? Значить, ви засидитеся допізна.
  • Система почуттів і настроїв. Почуваєте себе креативними сьогодні? Ви можете багато що зробити. Те, що раніше здавалося цікавим, стало нудним? Я вважаю, ви цим вже не займаєтеся. При кращому розкладі ця система може бути приємною і спонтанною. При гіршому — несамовитою, коли ви бачите, що не можете досягти нічого, окрім швидкоплинного прогресу з унцією розчарування.
  • Система, розроблена особисто вами. В цьому випадку ви створюєте для себе принципи, які структурують ваші зусилля. Настрій і зовнішній тиск також мають значення, але це не єдиний чинник, що говорить, над чим працювати, скільки і як часто.

Система продуктивності — це створення буфера між вами і тимчасовими емоціями або зовнішніми чинниками. Ви все одно повинні наслідувати дедлайни і прислухатися до своїх емоцій, але це не єдине, що треба враховувати при плануванні свого дня.

Щоб ваша система звільняла вас, а не ув'язнювала у в'язницю, слідуйте ось цим рекомендаціям.

Правило №1: ваша система повинна відповідати роботі(а не навпаки)

Будь-яка система створюється на основі певних припущень про вашу роботу. Якщо ці припущення помилкові, система може принести неприємні результати.

Узяти систему "Щотижневі/щоденні цілі", яку я використовую найчастіше. Ідея полягає в тому, що ви ведете два списки справ: щотижневий і щоденний. Останній має бути фіксованим: ви вирішуєте, що зробити цього дня, і дотримуєтеся плану, навіть якщо рано закінчуєте.

Ця система добре працює, коли у вас є купа конкретних завдань, які могли б спровокувати прокрастинацию, але які легко виконати, якщо просто сісти і сконцентруватися. У вас є стимул ефективно виконати роботу — раннє закінчення робочого дня.

Ця система вам не підійде, якщо ваші завдання багатозначні і немає чіткого дедлайну. Найгірше, якщо ваш день в основному складається зі зборів, що проходять в певний час. Якщо в списку завдань на день написано тільки "Робота над X", то це взагалі не система продуктивності.

Тому, перш ніж приступити до роботи з системою, важливо зрозуміти, чого від неї чекати. Для якого типу роботи вона може бути ефективною?


Правило №2: система повинна урівноважувати ваші гірші схильності

Система Getting Things Done грунтується на тому, що ми забуваємо, якщо не записуємо. Хоча система націлена не лише на це, її основна мета — просто не дати вам забути те, що треба зробити.

Прихильність фіксованому графіку згладжує звичку постійно працювати понаднормово, коли робота просочується у ваше особисте життя. Ви відповідаєте на електронні листи опівночі, але в той же час до вечора ви виснажені і не так сконцентровані на роботі.

Якщо виділити час для сфокусованої роботи, стає зрозуміло: основна проблема полягає в тому, що ви постійно відволікаєтеся, особливо на ті завдання, які схожі на робочі, але не насправді до них не відносяться.

Метод "Найважливіше завдання" працює, коли перед вами стоїть декілька складних завдань, які треба розставити по пріоритету. Передбачається, що ви зрештою вибираєте зручніші і простіші завдання, а не ті, які дійсно мають значення. Ще один інструмент розподілу пріоритетів — системи квадрантів, які віддають перевагу важливим завданням замість термінових.

Техніка Помодоро, що припускає дроблення дня на частини, бачить проблему прокрастинации в тому, що робота здається занадто великою. Невеликі відрізки з обов'язковими перервами фокусують вашу увагу на відмітці наступної милі, а не на усьому марафоні.

Ці тенденції не мають бути взаємовиключними. Наприклад, ви можете об'єднати сфокусовану роботу з технікою Помодоро або методом "Найважливіше завдання". Важливе те, що ці системи урівноважують проблеми, з якими ви фактично стикаєтеся.

Правило №3: cистеме потрібний спосіб роботи з виключеннями

Кожна система, якою б складною вона не була, створюватиме ситуації, в яких неможливо наслідувати встановлені правила.

Тому треба розуміти, що робити у випадках виключень, не вносячи настільки серйозні зміни, що первинна система стане безглуздою. На жаль, немає ніякого способу створити список таких мета-правил, оскільки якби вони були, їх би просто включали в початкову систему.


Припустимо, ви письменник. У вас є ціла купа завдань на день, але несподівано з'являється дійсно хороша ідея для есе. Можливо, слід почати писати прямо зараз, щоб не втратити хід думок. Що ж робити?

Немає "правильної" відповіді на цю ситуацію. Для деяких людей ідеї — це головна проблема в роботі. Для них має сенс призупинити роботу з нижчим пріоритетом, щоб почати писати, як тільки прийде натхнення. Інші можуть цілими днями генерувати ідеї, але не в змозі взятися за нудні завдання, які треба робити.

Так що "правильна" відповідь полягає в розвитку самосвідомості. Це виключення з основних правил, які я для себе встановив, захищає від непродуктивної схильності або підтримує її? Якщо це виключення перетвориться на нове правило, чи буде воно посилювати або руйнувати систему, яку я намагаюся створити?

Це може здатися дивним, але я б сказав, що справжній успіх системи має на увазі безліч таких невеликих виключень, які самі стають частиною системи. Використати систему означає не лише наслідувати її базові рекомендації, але і розвивати навичку роботи з виключеннями, які роблять її більше, — а не менш — корисною.

Правило №4: хороша система продуктивності не повинна сприйматися як продуктивна

Тут потрібні пояснення. У прагнення "почувати" себе продуктивними, а не "бути продуктивними", є два аспекти.

Почуття визначаються відносним контрастом, а не абсолютним виміром. Ви почуваєте себе продуктивними, коли зробили більше, ніж зазвичай. Але якщо ви успішно прищепили собі звичку до продуктивності, то ваша норма міняється. Спираючись на відчуття продуктивності, ви неминуче потрапляєте в гонку: не зробивши більше "норми", ви почуваєте себе невдахою.

Відчуття продуктивності також часто пов'язане з відчуттям напруги. Тому на початку роботи з новою системою доводиться докладати багато зусиль, багато робити, і потім часто приходить розчарування, якщо не виходить витримати темп.

Хороша продуктивна система при правильній роботі взагалі не повинна відчуватися. Вона має бути просто невидимою частиною вашої рутини. Якщо вона помітна, то, ймовірно, це ще не звичка, або вона конфліктує з якимись частинами вашого життя.


Якщо ви не почуваєте себе продуктивнішими, то як же оцінити продуктивність? Очевидна відповідь полягає в тому, що з системою ви повинні виконувати більше справ, ніж без неї. Але навіть це може вводити в оману, тому що і без системи можна деякий час по-справжньому старанно працювати — і потім вигоріти.

Кращий варіант оцінки вашої системи — багато значимих досягнень за останній квартал, рік або десятиліття. Якщо вони є, то відчуття за день або тиждень абсолютно не мають значення.

Правило №5: якщо робота міняється, то і система теж

У деяких людей робота досить постійна і не потребує серйозних змін. Їм треба просто дотримуватися однієї і тієї ж системи, щоб отримати бажаний результат.

А мені, наприклад, часто потрібні абсолютно різні підходи для роботи, тому що моя діяльність кардинально міняється.

  • У університеті я часто покладався на щотижневі/щоденні цілі. Переді мною стояв набір досить конкретних і передбачуваних завдань, які треба було виконати, щоб не відставати.
  • Під час MIT Challenge завдання були масштабнішими і неоднозначними. Мої щоденні цілі виглядали так: "Займайся навчанням весь день". Тут більше сенсу було у встановленні фіксованого часу для сфокусованої роботи і для відпочинку.
  • Впродовж року без англійського" я також виділяв час для глибокої концентрованої роботи. Але також я дотримувався звичок по виконанню невеликих завдань, таких як флеш-карточки або прослуховування подкастов, поза моїми звичайними робочими ритмами.
  • Коли я писав книгу, мені був потрібний час для глибокої роботи. Але у мене були і інші завдання, для яких я складав списки. Відводячи увесь ранок на дослідження і написання, я устигав зробити багато що. Розставляючи пріоритети таким чином, я уникав прокрастинации, використовуючи інші завдання як привід, щоб не займатися складними дослідженнями і написанням.
  • Коли я просував свою книгу, мій щоденний розклад виглядав як швейцарський сир, включало по п'ять подкастов в день. Я використав календар для планування завдань, інакше було б важко вирішити, коли краще всього працювати над тим або іншим.

Деякі функції моєї системи міняються рідко. Наприклад, я майже завжди веду календар і щоденний список справ. Але для мене краще використати нову систему при появі інших типів проектів, чим уперто намагатися вписати все в одну систему.

Правило №6: завжди порівнюйте з собою(а не з кимось ще)

Якщо ви коли-небудь оцінювали систему продуктивності, то правильний підхід — чи "Роблю я більше, ніж тиждень/місяць/рік тому"? Якщо замість цього ви запитуєте: "Наскільки я близький до того, щоб бути абсолютно продуктивним"? чи, гірше за те, "Наскільки я продуктивніший за те-то і те-то"?, те нічого хорошого вас не чекає.

Тиранія ідеальної продуктивності — це серйозна проблема. На моїх курсах були студенти, які успішно розробляли проект і домагалися послідовного прогресу в цьому напрямі. Але коли я запитував, як у них справи, вони скаржилися, що все ще не вважають себе досить продуктивним.


Але що таке "досить"?

Безумовно, продуктивності буває недостатньо для ваших поточних цілей або з точки зору зовнішніх чинників. Відставання в навчанні або зриви дедлайнів — це привід для роздумів.

З іншого боку, існує збочена тенденція оцінювати себе по деякому ідеальному орієнтиру. Порівнювати себе з теоретичною можливістю, а не зі своїми минулими результатами. Якщо ви зробили більше, ніж робили раніше, система вважається успішною. Те, що ви не можете працювати шістнадцять годин без перерви, не може розглядатися як провал.

Правило №7: система не може надати вашій роботі сенс або мотивацію

Система може тільки формувати і направляти мотивації, які у вас вже є, вона не може дати вам те, чого у вас немає.

Робота, яка не приносить радості, не стане чарівним чином захоплюючої при правильній системі продуктивності. У кращому разі вона стане стерпним обов'язком.

Багато провалів продуктивності, за своєю суттю, обумовлені глибшими проблемами сенсу і місії в житті. Якщо ви проводите дні на роботі, яку ненавидите, якщо ви вивчаєте спеціальність з примусу, а не на власний вибір, якщо робота мрії стала кошмаром, то ніяка система продуктивності не зможе це виправити.

Системи продуктивності працюють тим краще, чим більше у людини природного ентузіазму. Вони працюють як лінзи, збільшуючи і направляючи розсіяну енергію, яка у вас вже є. Тому у виробленні систем продуктивності, як правило, досягають успіху ті, у кого вже є сенс і прагнення в роботі. У них є амбіції, і вони визнають, що для їх досягнення необхідно працювати ефективно.