Встигнути за 24 години! (Як навчитися управляти своїм часом)

Встигнути за 24 години! (Як навчитися управляти своїм часом)

Чого сучасній людині бракує найбільше? Щастя? Любові? Здоров'я? Грошей? Виллы на Майамі? Усього цього, звичайно, теж. Але частіше нам бракує часу. І не важливо, потрібне воно для роботи, сім'ї, відпочинку або чого-небудь ще, - його у будь-якому випадку мало.


Вирази ніби "я працюю 25 годин на добу" або навіть якби в добі було більше годин, мені все одно б не вистачило" давно сталі якщо не крилатими, то банальними. Виникнення time management мало не як окремої науки ще раз доводить гостру нестачу часу.

Одне з найголовніших правил тайм-менеджмента свідчить: навчися планувати свій день. Найцікавіше, що це давно усі знають, проте чомусь не усі дотримуються цього. Потрібно розставляти пріоритети, складати списки справ, причому з вказівкою часу, на який вони призначені і яке доведеться на них витратити. Кожен, хто це розуміє, хоч раз в житті заводив ежедневник, куди мав намір вписувати свої плани. На жаль, це виявлялося складніше, ніж прописано в підручниках по тайм-менеджменту. Реалії сучасного життя такі, що ми вимушені поєднувати декілька видів діяльності. Намагаєшся встигнути скрізь відразу, оскільки важко визначити пріоритетні справи. У результаті або не завершуєш жодне з них, або залишаєшся невдоволеним результатами. Проте на світі немало людей, яким вистачає 24 годин, щоб встигнути, а вірніше, досягти успіху і в роботі, і у бізнесі, і в особистому житті. Ще і на повноцінний відпочинок час залишається. Але як?

Як стверджують бізнес-тренери, щоб бути хазяїном життя, спершу треба навчитися розпоряджатися власним часом. Адже якщо замислитися, то половину часу ми витрачаємо неефективно або марно, а також нічого не робимо проти тих чинників, які заважають будувати життя так, як хотілося б. Поглянемо на опубліковані в журналі Forbes дані опитування, проведеного компанією Microsoft, в якому брали участь 38 тисяч чоловік. Переважна більшість призналися, що третина часу, що проводиться ними на роботі, проходить абсолютно нерозумно. Головними причинами було названо непродуктивне спілкування і відсутність ясності в справах. Що ж, спробуємо згадати, на що саме ми вбиваємо дорогоцінні хвилини і годинник.

Знайома картина.


Прибігаємо в офіс на 15 хвилин пізніше покладених 9.00 і кулею мчимося до робочого місця. Пронесло, начебто начальство не помітило. Значить, можна зробити каву. Потягуючи кофеек, перевіряємо пошту, знаходимо там лист старовинного друга і занурюємося в читання. Прокинулася "аська" : хто там нам стукає, подивимося. За годину після "аськи" прокидається совість - годинник показує початок одинадцятого. Відкриваємо документ(зведення, звіт і ін.) і приступаємо безпосередньо до того, за що отримуємо зарплату. Краєм вуха чутна розмова колег, тема зацікавлює(відкриття нового модного бутику, розлучення начальника, путівки на Гоа, що горять), тому вирішуємо приєднатися до обговорення, виправдовуючи себе тим, що очі від комп'ютера втоми або чимось в цьому роді. Від світської бесіди відриває телефонний дзвінок: секретар повідомляє, що прийшов клієнт, якому призначено на 13.00. Вже? Подиву немає меж. Зустріч триває довго. Після неї починається нарада у шефа, яка теж затягується. Ділові бесіди дійсно стомлюють, тому перше, що хочеться зробити після їх закінчення, - сходити поїсти(обіду ж не було!) або, на крайній випадок, влаштувати перекур. І так завжди. Звичайно, день на день не доводиться, іноді ми задоволені собою і виконаною роботою. Але набагато частіше, на жаль, буває навпаки.

1. Величезна кількість дрібних, другорядних справ - найпоширеніший і невидимий "пожирач часу". Часта перевірка пошти, читання блогів, інтернет-серфінг, телефонні розмови і приватні бесіди з колегами, спілкування в "аські", чатах. Фокус в тому, що усе це дійсно створює відчуття завантаженості на все сто. На робочому місці стільки відволікаючих чинників, що для реальних справ просто немає часу. Але ж виконувати роботу все ж потрібно, ось і доводиться потім відбувати за власну незібраність: затримуватися в офісі допізна, брати роботу додому, виходити у вихідні. На роботі потрібно працювати - і тоді, можливо, з'явиться чіткіше розділення: робота - відпочинок, офіс - будинок.

2. Відкладання складної і нелюбимої роботи в довгий ящик - інша шкідлива звичка. Якось забувається, що, відтягуючи вирішення проблеми, тобто і початок роботи, ми витрачаємо час даремно. Звичайно, ми знаходимо масу відмовок : антипатичний клієнт, до якого потрібно їхати на зустріч, жахає думку, що потрібно розібрати купу листів. Часто вагомим приводом відкласти на потім, як би це парадоксально не звучало, являється улюблене зайняття. Таким чином можна виправдатися у власних очах, що доки ми занадто зайняті, щоб взятися за що-небудь ще. Але рано чи пізно той самий останній момент", на який ми залишили вирішення важливих питань, неминуче настає. І далеко не факт, що цього моменту вистачить, щоб встигнути. Так що без самоконтролю і дисципліни не обійтися. Будь-яка важлива робота, нелюбима або складна, має бути зроблена.

3. Звичка братися за декілька справ одночасно особливо властива жінкам. І, попри те, що іноді у нас виходить, це, швидше, виключення, ніж правило. Не вирішивши одне питання, ми переходимо до іншого, втрачаємо зосередженість і ритм роботи, збиваємося із заданого курсу, не помічаємо, як знижується результативність. А потім дивуємося, що толком не встигли нічого з того, що планували, хоча, начебто, цілий день працювали. Ні, багато працювати - ще не означає добитися поставленої мети. Тайм-менеджмент учить: покінчіть з однією проблемою, і у вас додасться сил для вирішення інший, розставте пріоритети і виконуйте справи по порядку. Є ще один нюанс: не варто хапатися за роботу, знаючи, що не маєте достатньої інформації, засобів і повноважень, щоб виконати її до кінця. Навіщо витрачати час на те, що не має сенсу і не приносить користі?

Майже два століття тому італійський економіст Вильфредо Парето сформулювало так зване правило "80/20". Воно свідчить, що окремі малі частини деякої великої кількості мають набагато більшу значущість, ніж можна було б припустити. Так, наприклад, 20% клієнтів забезпечують 80% прибутку, решта 80% - лише 20%. Стосовно нашої теми: з робочого часу тільки 20% є дійсно результативними, інші 80% практично неефективні. Звідси виведення: починати потрібно з головного, а не з дрібниць. Інакше можна увесь час убити на виконання другорядних справ.

У сучасної людини є ще одна "пристрасть" : братися за нову ідею, контракт, толком не розібравшись, а чи коштує, власне, овчинка вироблення. Для багатьох відступити означає визнати власний страх перед труднощами. Проте нормально і навіть необхідно, передбачаючи непродуктивну витрату часу і сил, відмовлятися від тупикових проектів.

4. Зустрічі, наради, поїздки - невід'ємні складові робочих(і не лише) днів. Проте далеко не завжди витрачений на них час виправдано. Розберемося, чому. Згадаємо, як часто ми приїжджаємо куди-небудь(до клієнта, партнера, в державну організацію), а потрібної людини не виявляється на місці(неприймальна година, позаплановий вихідний, людина у відпустці або хворий). Чи так не краще заздалегідь планувати поїздки, уточнювати режим роботи організацій, установ? Ідеально скласти розклад власних зустрічей на тиждень. У такого планування є ще один плюс. Дивлячись на список справ, розумієш, що далеко не усі поїздки потрібні. Деякі зустрічі можна перенести на свою територію, деякі вирішити по телефону.


Тепер про самі зустрічі. Скільки часу вони зазвичай тривають? Навряд чи ми зможемо назвати якийсь часовий проміжок, чи не так? Між тим, за даними журналу Forbes, ділові зустрічі і робочі наради тривають в 2,5 разу довше, ніж дійсно необхідно. В основному це відбувається із-за недостатньої підготовленості до них. На заході, особливо у великих компаніях, співробітників(у тому числі керівників відділів) просять не лише ретельно готувати документи і звіти, але і продумувати план бесіди і виступів. Цінний час втікає із-за розмов на абстрактні теми, хай і про важливих робітників процесах, але що не мають безпосереднього відношення до мети зустрічі або наради.

5. Невміння сказати "ні" призводить до того, що часу для продуктивної роботи практично не залишається. Звичайно, неможливо закритися в кабінеті і заборонити входити кому б то не було(хоча якщо ви начальник, то чом би і ні?), але контролювати потік відвідувачів під силу кожному. Зазвичай не надаєш значення, коли колеги або підлеглі заходять до тебе із словами "я на хвилинку". Проте, треба усвідомлювати, що не хвилинкою, ні п'ятихвилинкою тут, як правило, не обходиться. І якщо такі відволікаючі "вторгнення" досить часті, зрозуміло, що нічого не устигаєш. Крім того, потім ще йде деякий час, щоб зосередитися на перерваній роботі. Насправді, сказати "немає" важко тільки вперше. Потім у людей виробляється новий стереотип спілкування, і вони вчаться поважати наш час. Треба не просто звести розмову до мінімуму, але і заздалегідь попередити колегу про те, що більше 5-10 хвилин ви приділити йому не можете.

Між іншим, є один спосіб уникнути непрошених гостей - приходити на роботу раніше. До приходу інших можна встигнути зробити дуже багато. Обстановка для роботи прекрасна: ніхто не підходить з питаннями, телефони ще мовчать, кава і розмови колег не відволікають. За ці півгодини-година можна попрацювати продуктивніший і ефективніший, ніж за увесь інший робочий день.

Замість виведення

Щоб зробити своє життя ефективнішим, збалансованим і гармонійним, треба навчитися управляти власним часом. Це допоможе рухатися до досягнення своїх цілей, а не туди, куди несе течію. Почавши враховувати свої тимчасові витрати, планувати і контролювати свою діяльність, ми придбаваємо можливість устигати все.