Методика підготовки до переговорів в умовах дефіциту часу

Методика підготовки до переговорів в умовах дефіциту часу

Ретельна підготовка до переговорів багато в чому може зумовити їх результативність. Багато що може піти зовсім не так, як ви цього чекаєте, але ефект несподіванки буде істотно понижений, якщо ви постараєтеся продумати основні ключові характеристики переговорного процесу. Хороша підготовка зовсім не означає тривалої роботи. Одна з систем підготовки заснована на використанні як інструментарій робочих таблиць.

Ретельна підготовка до переговорів багато в чому може зумовити їх результативність. Високий рівень підготовки дозволяє понизити міру їх непередбачуваності, а отже, і можливий збиток від невдалих рішень, прийнятих в екстремальній ситуації.

Підготовка вимагає чіткості уявлень про те, як розвиватимуться події на переговорах. Звичайно, багато що може піти зовсім не так, як ви цього чекаєте, але ефект несподіванки буде істотно понижений, якщо ви постараєтеся продумати основні ключові характеристики переговорного процесу. Для цієї мети має сенс використати чітко розроблений інструментарій, що полегшує аналіз і планування по усіх базових елементах переговорного процесу.

Хороша підготовка зовсім не означає тривалої роботи. Іноді досить лише зосередитися на конкретних питаннях і відповісти на них, щоб спокійно і упевнено провести переговори. Завдання в тому, щоб перелік питань був вичерпним і не були упущені важливі складові переговорного процесу.

Для якісної підготовки потрібна деяка система, що дозволяє усебічно врахувати усі деталі майбутніх переговорів. Система може бути будь-якою, зручною для вас і зважаючою на специфіку переговорів, які ви проводите. Одна з систем підготовки заснована на використанні як інструментарій робочих таблиць.


Посилкою, яка лежить в основі усіх робочих таблиць, які ми з вами розглянемо, є переконаність, що використання певної структури або системи допоможе підготуватися надійніше.

Підготовка в умовах дефіциту часу

Ми розглянемо технологію підготовки в умовах дефіциту часу. Вона може бути використана також в простих переговорах, з досить обмеженим числом питань і можливих варіантів вирішення проблеми. Таблиця прискореної підготовки дозволить вам швидко отримати уявлення про те, які питання ви обговорюватимете і в якому напрямі можуть піти переговори.

Заповнення таблиці дозволить отримати первинну навичку підготовки перш ніж розробляти складніші переговори. Зокрема, таблиця може бути з успіхом застосована для підготовки до телефонних переговорів. Заповніть її, а потім тримаєте перед собою. Вона допоможе направити вашу ділову розмову у напрямі конструктивних варіантів.

Таблиця прискореної підготовки №1

Мої інтереси

Варіанти

Критерії


Їх інтереси

Що мене турбує передусім. Мої цілі, бажання, потреби, надії, страхи

Можливі варіанти угод, які можуть бути досягнуті

Зовнішні стандарти або прецеденти, нормативи, здатні переконати учасників переговорів в справедливості прийнятих рішень

Що, на мою думку, їх дійсно турбує. Їх цілі, надії і побоювання

1

2

3


4

5

1

2

3

4

5

1


2

3

4

5

1

2

3


4

5

Таблиця прискореної підготовки № 2

Моя альтернатива на випадок зриву переговорів

Що я зроблю, якщо піду з переговорів без угоди? Який з варіантів кращий? Який варіант я виберу?

1

2


3

4

Таблиця прискореної підготовки № 3

Зобов'язання з нашого боку

Зобов'язання з їх боку

Якщо ми досягнемо домовленості, які конкретно зобов'язання ми беремо на себе

Якщо ми досягнемо домовленості, які конкретно зобов'язання вони беруть на себе

1

2

3

4

1

2

3

4

Дефіцит часу не може бути основою для проведення переговорів без підготовки. У цій ситуації ви можете досить надійно підготуватися, використовуючи прискорену підготовку.

Підготовка по базових елементах переговорного процесу

У більшості практичних ситуацій прискорена підготовка може здатися вам недостатньо повною. В цьому випадку ви можете використати інструментарій для ретельнішого опрацювання завдань, які можуть виникнути в ході переговорів. Нижче приведені блоки питань. Вони є набором типових питань або проблем, які виникають під час ведення переговорів.

1. Інтереси. Часто ми чекаємо, що інша сторона оцінюватиме ситуацію "нашими очима". Проте нам необхідно добре представляти аргументи іншої сторони для проведення успішних переговорів. Якщо переговори вже йдуть, необхідно отримати інформацію про інтереси партнерів, ставлячи їм питання: "Чому"? і " Чим вас це не влаштовує"?. Ви можете проаналізувати їх відповіді на ваші пропозиції в ході переговорів і зрозуміти суть їх інтересів.

Якщо переговори ще не почалися, ви можете організувати попередню зустріч або скористатися іншою інформацією від третіх осіб. У будь-якому випадку, вам потрібно відповісти на низку запитань для аналізу і вироблення стратегії проведення переговорів:

  • які мої основні вимоги і умови;
  • чи упевнений (а) я, що хочу саме цього;
  • чи визначив (а) я пріоритети серед умов, важливих для мене;
  • які інтереси і умови іншої сторони;
  • що б я хотів (а), якби був (а) на їхньому місці;
  • яка вірогідність розбіжностей з приводу наших позицій;
  • кого з нашого боку можуть торкнутися результатів переговорів;
  • які інтереси людей, що приймають остаточні рішення?

Для відповіді на ці питання пропонується заповнити приведені нижче три робочі таблиці. Вони дозволять вам визначити і зважити відповідні інтереси усіх, кого можуть зачепити результати переговорів.

Особи, що беруть участь в переговорах і приймають остаточне рішення

Особи, що впливають на переговори з нашого боку

Особи, що впливають на переговори з їх боку

Що веде переговори

Члени групи

1.

2.

3.

Особи, що не беруть участі в переговорах, але що мають право ухвалення остаточного рішення

1.

2.

3.

Що веде переговори

Члени групи

1.

2.

3.

Особи, що не беруть участі в переговорах, але що мають право ухвалення остаточного рішення

1.

2.

3.

Прояснення інтересів груп людей, яких зачіпають переговори

Інтереси нашої команди

Інтереси протилежної сторони

Інтереси інших людей, яких можуть торкнутися результати переговорів

Інтереси того, що веде переговори

Інтереси членів групи

Особи, що не беруть участі в переговорах, але що мають право ухвалення остаточного рішення

Інтереси того, що веде переговори

Інтереси членів групи

Особи, що не беруть участі в переговорах, але що мають право ухвалення остаточного рішення

Інші 1

Інші 2

Інші 3

Глибинні інтереси

Найбільш важливі інтереси (з попередньої таблиці.)

Основні або глибинні інтереси (відповісти на питання "чому"? і "з якої причини"?)

Відносне значення значущості (оцінка за 100-бальною шкалою)

Наші інтереси

   

Інтереси протилежної сторони

   

2. Допустимі варіанти і альтернативи. Якщо ви досить детально проаналізували свої інтереси і іншої сторони, у вас з'являються відмінна основа для аналізу допустимих варіантів і уявлення про можливі альтернативи.

Для діагностики можливих варіантів необхідно відповісти: на наступні питання:

  • чи існують очевидні передумови, що один учасник переговорів повинен перемогти, а іншій програти?
  • у яких варіантах і в якому ступені наші інтереси можуть: бути сумісними?
  • чи можемо ми брати участь з іншою стороною у виробленні оптимальних варіантів?
  • чи можливо в ході переговорів опинитися у безвиході?
  • чи повинні ми обов'язково досягти угоди?
  • чи обов'язково, на нашу думку, до досягнення угоди повинна прагнути інша сторона?
  • чи є у нас сумніви з приводу того, що ми робитимемо, якщо переговори завершаться без укладення договору?
  • як ми оцінюємо можливості (силу) наші і іншої сторони?
  • чи знаємо ми, що зробимо, якщо не укладемо угоди?
  • як пов'язати інтереси і варіанти і зробити зримими наші представлення?

Забезпечення можливості вибору варіантів задоволення інтересів

Наші інтереси

Можливі інтереси

Їх інтереси

     

Для задоволення ключових інтересів обох сторін можна розглянути, які однакові ресурси можна об'єднати і отримати виграшний варіант. Для вирішення цього ж завдання, можливо, доведеться об'єднати різні ресурси сторін. Цей аналіз дозволяє провести наступна таблиця.

Об'єднання ресурсів для отримання оптимального варіанту

Перелік навичок і ресурсів

Об'єднання однакових ресурсів

Об'єднання різних ресурсів

Наші ресурси

   

Їх ресурси

   

Проаналізувати свої альтернативні варіанти ви зможете, заповнивши таку таблицю.

Альтернативні рішення

Наші ключові інтереси. Що ми можемо зробити для задоволення наших інтересів, якщо не прийдемо до угоди

   

Можливі альтернативи

За

Проти

     

3. Критерії. Тепер розглянемо, що необхідно зробити, щоб результати угод, досягнутих на переговорах, були оцінені з точки зору існуючих норм, стандартів, цін і інших загальноприйнятих показників. Добре продумані і переконливі критерії — це щит від необгрунтованого натиску і несправедливих рішень.

Тут можуть виникнути питання при формуванні системи захисту від несправедливих рішень:

  • які критерії необхідно використати;
  • наскільки ці критерії відбиватимуть суть питання і захищатимуть наші інтереси;
  • чи будуть прийняті критерії переконливі для іншої сторони;
  • як ми діятимемо, якщо наші критерії будуть знехтувані?

Перейдемо до обговорення таблиці для підбору необхідних критеріїв.

Вибір критеріїв

Питання, що вимагає застосування стандарту

Перелік стандартів

   

Непрямі питання, які можуть зажадати переконливих даних

Інші стандарти і документи, які можуть знадобитися

   

4. Взаємовідносини. Для якісної підготовки до переговорів необхідно відповісти на наступні питання:

  • яка вірогідність, що взаємовідносини на переговорах будуть складними;
  • наскільки ці переговори здатні пошкодити нашим взаємовідносинам;
  • наскільки нам важливо підтримати нормальні взаємовідносини з партнерами і чому;
  • що і як слід говорити по суті найбільш важливих питань;
  • чи готові ми відповідати на некоректні питання?

Тепер переходимо до заповнення відповідних таблиць.

Які складнощі можуть бути, і що ми повинні з'ясувати

Наші припущення з приводу того, як нас можуть сприйняти і які складнощі можуть виникнути на рівні взаємовідносин

Що нам слід з'ясувати в ході переговорів для досягнення оптимального варіанту

   

Ключові пропозиції і робота із запереченнями

Ваші основні пропозиції і аргументи (перерахування 5-7 основних заяв, які повинні відбити нашу позицію з питань переговорів)

Можлива негативна реакція на партнера на наші аргументи (можливі заперечення іншої сторони)

Відробіток заперечень іншої сторони

     

Переходимо до питань міжособових стосунків. Нам чітко необхідно знати, що ми збираємося робити і що необхідно підготувати для підтримки вибраної стратегії поведінки.

Прийоми побудови стосунків з іншою стороною

Можливі проблеми

Наші дії

Що може бути причиною нерозуміння

Для того, щоб постаратися краще їх зрозуміти

Усі робочі питання і таблиці, ймовірно, виявляться корисними для добре підготовленого учасника проведення переговорів. Кожен етап підготовки зажадає витрат енергії і зусиль, а також часу. Для того, щоб бути по-справжньому корисним, інструментарій по підготовці до переговорів повинен давати вам можливість визначити основні пріоритети в докладанні ваших зусиль під час зустрічі.

Підготовка може вестися перед початком переговорів. Ви зможете спланувати ваші дії і тактичні прийоми. Проте не виключено, що доведеться готуватися в перервах між зустрічами. У цій ситуації пропоновані таблиці і питання також можуть бути з успіхом використані.

Навряд чи існує придатна на усі випадки життя рекомендація про те, як готуватися найбільш оптимально до усіх різновидів переговорів, що проводяться. Проте ви можете, використовуючи пропоновані діагностичні питання для аналізу конкретної ситуації, виявити основні пріоритетні напрями для підготовки і зосередити на них свою увагу.

Отримавши хороший досвід по підготовці до переговорів, ви зможете виділити найбільш значимі для вашої специфіки питання, які необхідно проаналізувати ретельніше. Не виключено, що ви створите для себе власну систему підготовки, грунтуючись на методиці, представленій вище. Детальна і ретельна підготовка до майбутніх переговорів — це запорука досягнення максимальних результатів.