Магія планування: як година в тиждень міняє життя

Магія планування: як година в тиждень міняє життя

Я — коуч по управлінню часом, але минулого тижня я пропустила ту саму сесію планування, яку я рекомендую своїм клієнтам проводити кожного тижня. Я запевняла себе, що все буде в порядку і від одного разу нічого не станеться. Але все пішло наперекосяк. Увесь наступний тиждень я не знала, що буде дальший, хвилювалася, що не готова, незалежно від того, що мене чекало, і за 30 хвилин до презентації мені довелося мчати в магазин, щоб купити цю штуковину для приєднання Mac до проектора. Я зрозуміла, наскільки спокійнішим роблять моє життя щотижневі сеанси планування.

Їх пропуск не коштує тижня невпевненості, стресу і судорожних спроб зробити щось в останню хвилину. Тому зараз я хочу проспівати нову оду щотижневим сесіям планування. І я хочу, щоб ви теж пізнали користь, яку вони несуть.

Ви можете відкинути ідею сесій планування, частково тому, що не знаєте, як проводити їх ефективно. Не хвилюйтеся: я крок за кроком розповім, що роблю я і мої клієнти. Звичайно, цей шаблон, можливо, треба буде адаптувати залежно від ваших обставин, цілей і пріоритетів, але він послужить хорошою відправною точкою.

Крок 1: Проясните свої насущні завдання

Розпочніть з огляду завдань минулого тижня — робочих і особистих. Запитайте себе, чи є справи, з якими ви не змогли впоратися або якими треба зайнятися додатково? Якщо відповідь "так"(і це займе у вас менше двох хвилин), зробіть це тут і зараз. Якщо знадобиться більше часу, заплануйте це в календарі, щоб зробити пізніше.

Потім перенесіть в календар усі завдання/дедлайни з електронної пошти і заміток. Заархівуйте або викинете замітки і електронну пошту. Розподіліть час на будь-які інші завдання, які ви можете придумати на наступний тиждень або на майбутнє. Прогляньте кейси, списки клієнтів, проекти. Виконайте те ж саме з особистими справами, зважаючи на кожного члена сім'ї, хобі, організації, з якими ви пов'язані, і домашніх тварин, якщо вони у вас є. Не забудьте виділити час для свого улюбленого зайняття, будь то читання конкретної книги, походи, відвідування нового ресторану, прогулянка або просто роздуми.


Крок 2: Проясните програму дій, щоб усе це реалізувати

Тепер, коли все, що вам треба і що ви хочете зробити, є у вашому календарі, подумайте про наступні два тижні. Розгляньте наступні питання:

  • Чи можна щось скоротити, відкласти або делегувати?
  • Чи розбив(а) я завдання/дедлайни на крихітні тимчасові блоки, щоб дотриматися термінів(з простором для маневру)? Якщо ні, зробіть це.
  • Чи готовий(а) я до усіх зустрічей або мені треба запланувати час для підготовки?
  • Чи хочу я що-небудь пересунути, щоб збалансувати робоче навантаження або зробити хід життя плавнішим(наприклад, чи дасть мені передих перенесення зустрічі на 15 хвилин?)
  • Чи врахував(ла) я усі зобов'язання, пов'язані з відходом за дітьми?

Я рекомендую робити це в п'ятницю близько 2 годин дня, коли інтелектуальний і творчий потенціал мозку ще на максимумі, хоча, звичайно, у вас можуть бути інші переваги. Якщо через декілька тижнів вам доведеться перенести сеанс планування, зробіть це! Просто виділіть для нього інший час у своєму календарі.

Щотижневий аналіз + превью = кардинальні зміни

Коли я стала робити це в п'ятницю вдень, я виявила наступне:

По-перше, я йду на вихідні, знаючи, що все під контролем, і в результаті можу повністю насолоджуватися приємним зайняттям, яке запланувала. Я менш напружена, коли у мене є план — я довіряю собі, що усе це буде зроблено.

По-друге, я можу побачити у своєму розкладі потенційні конфлікти або аврали останніх хвилин, перш ніж вони стануться, і можу будувати плани так, щоб їх уникнути. Якби я не пропустила свою сесію планування в п'ятницю, мені не довелося б в останню хвилину мчатися в Best Buy.

По-третє, планування дозволяє мені заздалегідь бачити, скільки у мене буде вільного часу. Я можу запланувати якісь розважальні заходи, які дадуть мені енергію або направлять в певне русло. Вам потрібний час, щоб узяти підробку або пошукати нову роботу? Хочете знову читати романи? Вивчити стежини в околицях? Треба виділити на увесь цей час. Якщо ви не включаєте це зайняття в розклад, то знайти для них час буде украй важко.

Отже, прямо зараз заплануйте 1,5 години в найближчу п'ятницю, щоб спланувати свій тиждень. Це може зайняти трохи більше часу, чим ви чекаєте, але якщо ви дотримуватиметеся цього шаблону, то впораєтеся швидше(ймовірно, за 45-60 хвилин).


Дотримуйтеся цього підходу шість тижнів. Відчуйте переваги. А якщо не вірите, що воно того коштує, виконайте це впродовж декількох тижнів, потім пропустіть тиждень і подивіться, яке це. Навіть коучи по тайм-менеджменту потребують подібного струсу час від часу.