Лео Бабаута: "Працюйте з поштою тільки 20 хвилин в день"! "

Лео Бабаута: "Працюйте з поштою тільки 20 хвилин в день"! "

Нещодавно ми з другом Джесси уклали парі: ми перевірятимемо електронну пошту тільки двічі в день(у 10 і 16 годин) по півгодини. Крім того, ми не могли перевіряти пошту вранці до тих пір, поки не попрацюємо година над спеціальним проектом. Так вийшло, що я не міг приділяти годину цьому проекту вранці, тому перевіряв пошту тільки в другій половині дня.

Мене уразило, що 20 хвилин в день виявилося досить, щоб попрацювати з поштою, якщо я був сконцентрований і працював ефективно. Мені хочеться поділитися цим, якщо вам цікаво. Почати треба з того, що я не прагну бути гіперефективним, страшно оптимізувати своє життя і мчатися вперед, не озираючись на всі боки. Я хочу розповісти про те, як обмежити всякого роду відволікаючі чинники(для мене електронна пошта — один з них) і як реагувати на них осмислено. А також про концентрацію і уважність.

Електронна пошта — необхідна частина мого життя, тому я не хочу відмовлятися від неї. Я хочу звести роботу з нею до мінімуму, щоб вона не заповнювала мій день, і навчитися управляти нею.

Оки, тепер, коли ми прояснили це, давайте почнемо розмову про те, "як" це зробити.

Як обмежити час на имейли

Я звик перевіряти пошту насамперед з ранку, ще до того, як встану з ліжка. Але я зрозумів, що це прокрастинация. Ця дія лише здається продуктивною, а на ділі це просто спосіб відтягнути медитацію і важливу роботу.


Крім того, я перевіряв пошту, коли мені було нудно, я не хотів працювати над чимось складним(але хотів відчувати продуктивність) або просто відчував непереборне бажання прочитати, що мені написали.

Джесси поставив мені хороше питання: "Що буде, якщо ти не станеш перевіряти пошту цілий тиждень"? (Мій проект провалиться, а клієнти вважатимуть, що я зник.) "Що буде, якщо ти станеш перевіряти її тільки раз в день"? (Нічого страшного насправді.)

Так ми і уклали наше парі: перевіряти пошту тільки двічі в день, в певний час. Якщо порушуєш — платиш іншому $1000. Це була нісенітна сума для такої тривіальної речі, так що вона гарантувала, що ми не перевірятимемо пошту.

Було ще невелике уточнення: якщо тобі треба написати лист(щоб отримати чиюсь відповідь, наприклад), ти можеш його відправити, але ти повинен заплатити $1000, якщо відкриєш хоч би одне інший лист.

Так що я рекомендую вам аналогічне парі. Хоч би на тиждень. Знайдіть відповідального партнера, встановіть реально велику суму, конкретні правила, і подивіться, чи зможете ви обмежити себе в перевірці пошти. Це не підійде людям, працюючим в службі підтримки, наприклад, яким треба перевіряти пошту упродовж усього дня. Але більшості з нас тільки здається, що пошту треба перевіряти часто, а насправді нічого поганого не станеться, якщо цього не робити.

Спробуйте, дізнайтеся, чи можете ви обмежити себе двома перевірками в день. А може, навіть одній!

Як працювати з листами не більше 20 хвилин

"20 хвилин" насправді залежить від тієї кількості листів, яка вам треба проглянути. Комусь буде потрібно 30 хвилин. Але більшість людей можуть впоратися швидше, і якщо ви помічаєте, що виходите за рамки 30 хвилин, можливо, вам треба зробити пару речей:


1. Відписатися від новинних і інформаційних розсилок, повідомлень і іншого мотлоху(якщо в них є функція "відписатися" у кінці листа, скористайтеся нею). Позбавте від них свою поштову скриньку, і ви зможете сконцентруватися на важливих речах.

2. Вирішити, що ви не станете хапатися за все сьогодні, а розберетеся тільки з важливими листами, які займуть 20-30 хвилин. Забудьте про інші — порожній ящик не настільки важливий, як інші речі, які вам треба зробити.

Тепер, тримаючи в думці ці дві підказки, давайте зрозуміємо, як розібратися з поштою за 20 хвилин.

1. Встановіть таймер на 20 хвилин.

2. Переглядайте листи зверху вниз, послідовно працюючи з кожним. Одне за іншим. Закінчіть повністю з одним, перш ніж приступати до іншого. Не закривайте його, не говоріть: "Розберуся з цим пізніше".

3. Виконайте одну дію з трьох. У вас є тільки три варіанти дій: а) видалити(чи архівувати); б) відповісти прямо зараз(і/або виконати завдання, яке в нім ставиться); в) внести пункт в список справ або календар, якщо воно вимагає більше часу, перенести в теку "to-do" в поштовій скриньці. І відписатися, якщо можете.

4. Вносьте завдання в список справ. Якщо робота з листом вимагає більше двох хвилин, перемістите його в список справ. Якщо це посилання, яке треба прочитати, запишіть її в список для читання. Іноді я відповідаю людині, тим самим даючи знать, що я спробую попрацювати з цим сьогодні(чи до певної дати), а потім вношу це в список справ або календар.

5. Будьте уважні в роботі. Легко скотитися до режиму "зроблю це якнайшвидше". Але до будь-якої дії треба підходити усвідомлено. Відправляючи цей лист, чи були ви корисними, ввічливими, ясними, чесними, чуйними? Як ви себе почуваєте? Чи сидите ви прямо? Чи можете ви посміхнутися і оцінити належним чином цей прекрасний момент?


Коли таймер спрацює, відчуйте вдячність за те, що у вас був цей час на спілкування і роботу над важливими завданнями. Залиште решту, закрийте пошту і чиніть опір поривам перевірити її знову. Перемкніть свою увагу на щось важливе.

Вдихніть і проведіть час, що залишився, із задоволенням.