Чому ваші имейли ніхто не читає: 5 головних проколів

Чому ваші имейли ніхто не читає: 5 головних проколів

Припускаю, що ви добре розбираєтеся в основах етикету електронного листування. Тобто завжди вказуєте тему повідомлення і справляєтеся із спокусою поставити в копію кожну живу душу в офісі.

Що ж, повірю вам на слово. Але чи означає це, що ваші повідомлення бездоганні? Напевно немає.

Є декілька гріхів, які не так часто повторюються, але проте дуже неприємні, і в яких ви цілком можете бути повинні(і я теж!), причому іноді навіть не усвідомлюючи цього.

Почервоніли при згадці однієї з цих помилок? Що ж, мій друг, вам ще є над чим попрацювати у ваших листах.

1. Гра в "гарячу картоплю"


Ви гордитеся тим, що повідомлення, що входять, у вашому ящику ніколи надовго не залишаються без відповіді. Чудово, що ви намагаєтеся бути таким отзивичивим. Але важливо враховувати якість тих листів, які ви відправляєте. Чи просувають ваші відповіді обговорення вперед? Чи ви відстрілюєтеся короткими(і, можливо, навіть абсолютно даремними) повідомленнями, аби лише відбити м'яч на іншу сторону і на один крок наблизитися до цієї невловимої порожньої поштової скриньки?

Часто виявляється, що справа саме в цьому. На жаль, ця божевільна гра в гарячу картоплю по електронній пошті абсолютно непродуктивна.

Як виправити

Я знаю, що іноді дуже важливо реагувати швидко, і не намагаюся сказати вам, що повідомлення повинні залишатися без відповіді. Але якщо ви не можете відразу дати якісну відповідь, відправте коротку записку, в якій говориться, що ви займаєтеся цим питанням і зможете відповісти детальніше пізніше. Цей крок усуває необхідність негайного реагування, але при цьому дає вам час, щоб як слід розібратися в отриманому повідомленні.

2. Демонстрація почуття гумору

Ніхто не хоче виглядати в листуванні безживним роботом. І, повірте мені, я безперечно ціную ті дотепні і забавні повідомлення, які приходять в мою поштову скриньку.

Проте, немає ніякої гарантії, що інші одержувачі відчуватимуть те ж саме. Ви повинні пам'ятати, що в письмових повідомленнях немає невербальних і інших контекстних сигналів, які зазвичай допомагають правильно розуміти жарти.

Тому важливо знати свою аудиторію, перш ніж приправити лист своїм прекрасним почуттям гумору. Я була б в захваті від прекрасної гифки з собакою у святковому капелюсі. А ось ваше керівництво — не факт.


Як виправити

Знову ж таки, тут вирішальне значення має розуміння з боку одержувача. Так що якщо у вас є хоч би щонайменший сумнів в тому, що ваш смішний жарт буде оцінений належним чином, видалите її. Краще перестрахуватися, чим потім жалкувати, і цілком можна бути доброзичливим і харизматичним без показових виступленийю

3. Занадто довгий текст

Так, наради так стомлюють, що виникає спокуса уникати їх за всяку ціну. Але ця спроба уникнути особистих контактів часто призводить до занадто довгих листів. Таким макаром можна вигадати шедевр на 3000 слів про якусь одну деталь майбутньої презентації. Увага, спойлер: ніхто це не читатиме.

Як виправити

Іноді довгі повідомлення неминучі. У таких випадках варто використати маркіровані списки, короткі абзаци і підзаголовки, які допоможуть зберегти структуру повідомлення і легко зрозуміти текст. Але враховуючи, що ідеальна довжина листа складає від 50 до 125 слів, все, що в неї не укладається, краще обговорити під час зустрічі або телефонного дзвінка.

4. Повідомлення не для усіх

При використанні електронної пошти виникає неправдиве почуття конфіденційності. Ви припускаєте, що одержувач листа буде єдиним, хто побачить цей забавний коментар про вашого боса.

Слухайте дуже уважно: це не лише грубо, але і дуже ризиковано. Несподівана технічна проблема, цікавий відділ кадрів або навіть що любить поклепати колега — і ось вже ваші недружні зауваження потрапляють до чужих рук і з'являються перед очима тих, кому вони не призначалися.

Як виправити

Все, що треба — не шмагати лихоманку. Якщо у вас виникає спокуса написати в листі щось злегка виходить за рамки(навіть жартома!), запитаєте себе: що б ви випробували, якщо хто-небудь(наприклад, ваш бос або інший колега) побачив цей коментар? Якщо ця думка вас злегка потривожила, краще швидше стерти це.


5. Одержимість поштою

Так, ця остання помилка насправді не має ніякого відношення до змісту повідомлень, що відправляються. Але все-таки дуже важливо знати і про неї. Знову ж таки, бажання активно управляти своєю поштовою скринькою — ця відмінна якість(усі ті люди, у яких є тисячі непрочитаних листів, заздрять вашій обов'язковості, я упевнена!). Проте, це не надає вам права вирячитися в телефон посеред вечері, зустрічі, відпустки або весілля(так, я бачила, як було і таке).

Мало того, що із-за постійного оновлення повідомлень, що входять, ви пропускаєте реальну бесіду і враження, це ще і дуже нешанобливо по відношенню до людей, з якими ви проводите час.

Як виправити

Відповідь тут проста: приберіть телефон. І нехай це здається неможливим — як я з'ясувала на своєму досвіді, це того коштує.

Хороша новина: усі ці помилки ви можете виправити, якщо хочете вчитися і міняти свої звички. Ви не приречені на вічні помилки. Застосовуйте ці поради(не забувайте освіжати свої знання про основи етикету електронної пошти!), і ви зможете вивести свої навички листування на новий рівень.