9 помилок, із-за яких люди ігнорують ваші имейли

9 помилок, із-за яких люди ігнорують ваші имейли

Чутки про смерть имейлов перебільшені, незважаючи на бум соціальних мереж і мессенджеров. За даними дослідницької фірми The Radicati Group, до 2019 року число користувачів електронної пошти виросте ще на 300 мільйонів чоловік. Але більшість як і раніше не уміють користуватися имейлами — і навряд чи це зміниться. Які помилки допускають люди в діловому листуванні і як їх уникнути, розповідає автор Fast Company Гвен Моран.

Помилка №1: Писати про те, що краще сказати особисто

Перш ніж почати бити по клавішах, замисліться на декілька секунд. Чи не занадто емоційно або складне ваше повідомлення? Чи буде ця тема гострою? Тоді имейл — не кращий засіб комунікації, говорить Уільям Швалбе, співавтор книги Send: Why People Email So Badly and How to Do It Better. Інтонації в пошті не звучать, так що це може привести до проблем.

Помилка №2: Туманний або безглуздий заголовок

Не давайте людям приводу видалити або проігнорувати ваше повідомлення. Заголовок має бути способом притягнути увагу і прояснити тему повідомлення, говорить Швалбе. Відразу скажіть, в чому ваша мета, а якщо вас хтось рекомендує, згадайте його в рядку заголовка. Якщо суть листування міняється по ходу, поміняйте і тему повідомлення.

Помилка №3: Відповідати безлічі людей відразу

Добре, коли є виразні правила, хто повинен відповідати на листи. Наприклад, так: якщо ви в числі головних адресатів, відповідайте. Якщо ви просто в копії, то ваша відповідь не обов'язкова. І до речі, варто визначитися з тим, коли має сенс ставити людей в копію(часто це просто засмічує поштові скриньки), і кому саме відповідати. Не вибирайте "відповісти усім", якщо в цьому немає гострої нужди, а коли ви самі відправляєте повідомлення багатьох людей відразу, можна додавати "відповідь не вимагається".

Помилка №4: Без вітання

Відсутність звернення задає поганий тон, особливо якщо адресат — людина з іншої країни, говорить консультант по комунікаціях Наталі Кэнэвор. Але після першої відповіді вітання можна опустити.


Помилка №5: неувага до граматики і орфографії

Так, це правда важливо. Одне опитування показало, що для 40% людей це головний дратівливий чинник. Це нешанобливо, та і люди не сприйматимуть вас серйозно, якщо ви недостатньо серйозно відноситеся до цього.

Помилка №6: Сенс тоне в довгому тексті

Имейл — не місце для маніфестів. Один-два абзацу — і досить. І найважливіша інформація має бути на самому верху, говорить Швалбе. Якщо вже вам так треба написати довгий лист, використайте нумерований список або буллит-пойнти і обмежтеся трьома-чотирма пунктами. Якщо скоротити послання ніяк не вдається, ймовірно, имейл — просто не дуже відповідна для цього форма.

Помилка №7: Відсутність конкретних вимог або прохань

Ближче до кінця листа треба сформулювати своє прохання, запит або доручення. Інакше лист здасться людям безглуздим.

Помилка №8: Ви не користуєтеся декількома варіантами підпису

Кэнэвор радить скласти чотири-п'ять варіантів підпису, щоб завжди можна було вибрати щось відповідне для ситуації. Там має бути повна контактна інформація, у тому числі телефон, пошта, ім'я в Twitter і так далі. Якщо вам треба завоювати чиюсь довіру, використайте варіант, в якому згадуються які-небудь звання або нагороди. Суворих правил немає, але з іншого боку, пам'ятайте, що якщо в підписі десять рядків, її мало хто стане читати.

Помилка №9: Нескінченні відповіді

Коли в листуванні вже більше трьох-чотирьох листів, а ви так ні до чого і не прийшли, або розмова стає напруженою, краще поговоріть по телефону або дійдіть до людини, говорить Швалбе. Коли на те, щоб домовитися про зустріч, йде сім листів, краще напишіть: "Якось все стало складно. Я вам передзвоню через 10 хвилин".