20 правив тайм-менеджмента, які ви не встигли освоїти

20 правив тайм-менеджмента, які ви не встигли освоїти

Дизайнер з Монреаля Этьен Гарбульи довгий час страждав від невміння управляти своїм часом і навантаженням. Але потім навчився, і минулого року його презентація "Прийоми тайм-менеджмента, які мені слід було освоїти в 20 років", стала найпопулярнішою на SlideShare. Журнал Fast Company вибрав з неї головні 20 рад.

1. Час є завжди. Питання часу — це питання пріоритетів.

Час ніколи не кінчається. Якщо ви не встигли щось зробити до моменту дедлайну, значить, ви не вважали цю справу настільки терміновою або приємною, щоб віддати йому пріоритет перед іншим зайняттям.

2. День заповнюється справами швидше, ніж ви чекаєте.

Плануйте проміжний час. Як говорив засновник Ruby on Rails і Basecamp Дэвид Хэнсон, "на кожен день плануйте не більше 4-5 годин реальної роботи".

3. Працюйте більше, коли справа йде на лад, а інакше розслабляйтеся.


Іноді ви почуватимете себе не у формі, але в інші дні зможете зберігати зосередженість по 12 годин підряд. Користуйтеся такими моментами.

4. Відмовіться від багатозадачності.

Дослідження показують, що мозок витрачає енергію, перекидаючи фокус уваги з одного предмета на інший. Багатозадачність виснажує мозок впродовж дня.

5. Ми більше зосереджені і продуктивні, коли час обмежений.

Робота завжди заповнює увесь відведений на неї час, так що ставте ближчі дедлайни.

6. Робота — кращий спосіб почати працювати. Розпочніть з малих справ, щоб набрати ритм.

У 8 ранку бізнес-план, який треба сьогодні закінчити, здається загрозливим. Настройте свій мозок у вірному напрямі за допомогою легких завдань, наприклад, відповідей на важливі листи.


7. Готуйтеся до того, що роботу потрібно буде переробляти. Перфекціонізм душить.

Генерал Джордж Паттон колись сказав: "Хороший план, виконаний зараз, краще, ніж ідеальний план, виконаний через тиждень".

8. Довший робочий день не дорівнює більш високій продуктивності. Обмеження — це можливості.

Не обманюйте себе надією, що сидіння за столом якимсь чином приведе до того, що робота буде зроблена. Зробіть усе можливе, щоб закінчити поточні завдання до кінця нормального робочого дня і не сидіти ночами.

9. Розділіть бездумні і стратегічні завдання, щоб працювати продуктивніший.

Ідеальна ситуація — це коли ви спочатку тільки обмірковуєте ідеї, а потім тільки виконуєте їх. Якщо вам постійно доводиться зупиняти роботу, щоб щось переосмислити, ви сповільнюєтеся.

10. Влаштовуйте важливі зустрічі на початку дня. Час перед зустрічами часто проходить даремно.

Якщо важлива зустріч призначена на 4 дні, тривога може прокинутися у вас набагато раніше, і думки про зустріч довго відволікатимуть вас. Намагайтеся покінчити з такими зустрічами на початку дня, щоб потім працювати, вже не хвилюючись про них.


11. Плануйте зустрічі, розмови по телефону або в чаті один за одним, щоб вивільнити час для роботи без перерви.

Якщо ви впродовж усього дня відволікаєтеся на спілкування, ви не зможете увійти до стану "потоку".

12. Навчіться обходити прокрастинацию. Прокрастинируйте в проміжку між інтенсивними робітниками моментами.

Спробуйте "метод помідора", придуманий Франческо Сирильо. Він за допомогою таймера розбивав свою роботу на 25-хвилинні блоки з 5-хвилинними перервами. Можна спробувати і якийсь інший розклад — головне, щоб воно налаштовувало вас на виплески наполегливої праці.

13. Розбивайте велике завдання на маленькі блоки.

Футбольний тренер Нік Сабан наслідує таку ж філософію: він не налаштовує своїх гравців на перемогу в чемпіонаті, а учить їх зосереджуватися на тому завданні, яке прямо зараз перед ними: пас, гол і так далі.

14. Не буває, що у двох завдань рівно однакова міра важливості. Завжди можна розставити пріоритети.

Щоденні списки справ цілком ефективні. Але складайте їх так, щоб "прибрати робочий стіл" не було на одному рівні з "заповнити податкову декларацію".


15. Завжди вибирайте щось одне, що вам точно потрібно встигнути за сьогодні.

І направляйте свою енергію на те, щоб зробити це якомога раніше.

16. Делегуйте і вчіться користуватися іншими людьми.

Щоб бути по-справжньому ефективним, навчитеся не боятися передавати роботу комусь ще. "Якщо хтось може зробити вашу справу хоч би на 80% так само добре, як і ви, делегуйте"! — говорить Джон Максвелл, автор книги How Successful People Think.

17. День пройшов — переверніть сторінку. Думайте тільки про сьогодні і про завтра.

Не відволікайтеся на думці про минулі успіхи або провали.

18. Ставте дедлайни для всього. Жодне завдання не повинне припускати невизначений час рішення.


Коли ви витрачаєте надто багато часу на проект або занадто довго відкладаєте справу, це призводить до стагнації. Покінчіть з цим і рухайтеся далі.

19. Завжди все записуйте.

Не розраховуйте, що пам'ятатимете усі хороші ідеї, які коли-небудь прийшли до вас в голову. Беріть що завгодно — блокнот, дошку, Evernote — і робіть позначки.

20. Також записуйте сторонні думки, які спадають вам на думку під час важливої роботи, щоб вони вас не відволікали.

Ви відсунете їх убік, але при цьому не забудете.