Як проводиться інвентаризація основних засобів

На підставі письмового наказу керівництва формується комісія з проведення інвентаризації основних засобів підприємства. Всіх членів комісії обов 'язково треба ознайомити з наказом і датою, коли почне проводитися інвентаризація основних засобів. 

Розрізняють планову і позапланову, вибіркову, повну або суцільну інвентаризації. Завжди проводять інвентаризацію при зміні матеріально-відповідальної особи.


До її проведення необхідно перевірити наявність та записи в усіх інвентарних картках (форма № ОС-6), регістрах, перевірити технічну документацію на обладнання, документи на оренду та зберігання основних засобів. За відсутності документації її необхідно відновити або оформити.

Всі дані огляду власних основних засобів заносяться в опис (форма № ІНВ. 1), в якій відображають найменування предмета, його інвентарний номер, місце знаходження, основні технічні відомості та показники. Інвентаризаційний опис складається у двох примірниках та підписується членами комісії та матеріально-відповідальною особою. Один примірник передається до бухгалтерії, а другий залишається у матеріально-відповідальної особи. На основні засоби, які знаходяться в оренді або на зберіганні заводять окремий інвентаризаційний опис.

У випадку, коли інвентаризація основних засобів виявила, що основний засіб піддавався реконструкції, модернізації та змінилося його призначення, то в інвентаризаційній описі слід зазначити його найменування відповідно до нового призначення. 

Якщо в процесі інвентаризації виявляють основні засоби, раніше не прийняті до обліку або з невірними технічними даними, то вносяться відповідні коригування. За відсутності мобільного засобу на місці його перебування (автобус, трактор, літак або корабель), робиться відмітка, прикладається бухгалтерська довідка із зазначенням причини відсутності, а опис складається після його повернення з рейсу.

 При виявленні непридатних основних засобів складається окрема дефектна відомість, вказується дата введення і причина непридатності. Документ підписується комісією, і в разі необхідності предмет відправляється на експертизу до відповідних організацій для виявлення причин несправності та висновку про його придатність для подальшої експлуатації.


Якщо інвентаризація основних засобів виявила розбіжності між фактичними даними, згідно з описом та даними бухгалтерського обліку, то складається викривальна відомість (форма "ІНВ. 18). 

 Бухгалтер, по закінченню заповнення всієї необхідної документації, повинен зробити в програмі обліку, після того, як закінчиться інвентаризація основних засобів проводки, що відповідають тій чи іншій ситуації. При недостачі та псуванні основних засобів списується нарахований знос проводкою Д-02 К-01, К-01 Д-94. Якщо буде проведено відшкодування збитку, то К- 94, Д-73, то бухгалтер проводить списання за ринковою вартістю, а різницю між ринковою та залишковою вартістю списує на доходи майбутніх періодів Д-94 К - 98. А по мірі погашення боргу списує на прибуток або збиток Д -98 К-99. Якщо винуватців не встановили, то недостачу списують на витрати провадження, обов 'язково за письмовим рішенням керівника Д-91 К-94, потім Д- 99 К-91- на фінансовий результат. Якщо інвентаризація основних засобів виявила надлишки, їх треба оприбуткувати за ринковою вартістю на інші доходи Д-01 К- 91.

Результати проведеної інвентаризації треба враховувати і відображати в тому місяці, в якому закінчена інвентаризація. Результати річної інвентаризації відображаються в річному звіті.

Інвентаризація основних засобів має здійснюватися у визначені встановлені строки, зі складанням усіх необхідних документів, завжди на підставі наказу керівника у складі призначеної комісії.