Сім парадоксальних правил тайм-менеджменту

Сім парадоксальних правил тайм-менеджменту

Хвороба нашого часу : «Нічого не устигаю»!. Чому деякі люди начебто нікуди не квапляться, але справи їх йдуть прекрасно - а інші носяться, як очманілі, і все одно постійно зривають терміни, провалюють проекти і засмучують близьких своїми вічними запізненнями? Просто перша категорія громадян знає парадоксальні закони часу, які допомагають нікуди не квапитися і все устигати. Приміром, такий: термінові справи можуть і повинні почекати. Чи такий: планувати кожну хвилину шкідливо. Сім нестандартних правил тайм-менеджмента, які допоможуть вам устигати все.


Будьте стратегом, а не тактиком : не плануйте занадто детально. Як ні парадоксально, щоб добре і ефективно працювати, треба відмовитися від занадто детального планування. Нещодавно вчені з Лондонського університетського коледжу довели, що центр оптимістичного сприйняття реальності, розташований в лівій нижній лобовій звивині, працює у нас набагато інтенсивніше, ніж реалістичне мислення(за яке відповідає права звивина). Люди схильні недооцінювати ризики і перебільшувати власні можливості, говорять учені. Тобто ми обов'язково не врахуємо які-небудь перешкоди: пробки, телефонна розмова з мамою, запізнення подруги або відхід, що розтягнулася на півгодини, на лікарняний когось з колег. Щохвилини розпланувати день все одно не вдасться, для цього нам вимагалося б мати дар ясновидця. Краще виділите два-три важливих і великих справи і ще декілька дрібних, які ви маєте намір виконати сьогодні. Якщо у вашому розкладі є справи, обмежені жорсткими часовими рамками : переговори, важлива зустріч, обідня перерва - будуйте виконання інший план «навколо» них.

Періодично відключайте засоби зв'язку. Ознака ділової людини — бути завжди на зв'язку? Це не так. Ефективне використання часу припускає самовіддачу, неважливо — працюємо ми або відпочиваємо. Але про яке занурення в процес може йтися, якщо ви постійно відволікаєтеся на телефонні дзвінки, пишете повідомлення в соціальних мережах і здригаєтеся від пиканья ICQ? Під час виконання необхідних справ рекомендується по можливості вимкнути усе мессенджеры, прибрати звук на телефоні і не заходити в електронну пошту. Ну і, зрозуміло, сторіночки соціальних мереж мають бути закриті. Краще після виконання важливої справи ви виділите собі чисті півгодини на те, щоб посидіти «ВКонтакте» або «Однокласниках».

Киньте списки. «Перестаньте складати списки», - говорить Дэниел Марковитц, фахівець з тайм-менеджменту і бізнесмен. Маються на увазі неструктуровані(на відміну від розкладу в ежедневнике) списки справ. Річ у тому, що наш мозок випробовує величезні стрес при необхідності вибирати більше, ніж з семи пунктів. Замість того, щоб налаштується на ефективне виконання завдань, ми підсвідомо ставимо метою «викреслити хоч що-небудь». В результаті першими виявляються зроблені найпростіші і швидкі справи, а складні відкладаються в довгий ящик. Але ж ви переслідували абсолютно протилежну мету! Так що киньте складання списків і зосередьтеся на календарному плануванні.

Не лайте себе за хаотичність. На світі є багато людей, які не можуть не «розкидатися». Вони хапаються за декілька справ одночасно, і в результаті не доводять жодне до кінця. Можливо, цей наслідок тривоги і думок про те, що ви нічого не устигаєте. В цьому випадку застосування інших правил тайм-менеджмента повинне зняти цю проблему. Але така звичка може виявитися і властивістю роботи вашого «багатозадачного» мозку. Лаяти себе за хаотичність не має сенсу. Краще обернути її собі на користь. Виділяйте по 15 хвилин, коли ви будете зайняті однією-єдиною справою. Заведіть собі невеликий записник, який завжди носитимете з собою. І якщо в процесі виконання одного завдання вас відвідуватимуть якісь важливі думки з приводу інших справ, ви зможете записати їх, щоб не забути - і повернутися до колишнього зайняття. Такий тренінг допомагає креативним людям зосередитися на одному завданні, не втрачаючи при цьому інших хороших ідей.


«Невідкладні« справи можуть почекати. Саме так. Фахівці з тайм-менеджменту стверджують, що справи діляться на чотири категорії: важливі і термінові, важливі, але не термінові, термінові, але не важливі, а також не термінові і не важливі. Останні ми відкидаємо відразу - якщо ви охарактеризували справу як не термінове, та до того ж не важливе, швидше за все, у вашій особистій системі цінностей ця дійсно непотрібна справа. Якщо якісь соціальні або інші зобов'язання вимагають від вас його виконання, подумайте: чи не можна все-таки відмовитися від цієї справи або ж передоручити комусь іншому - можливо, за помірну плату.

Відлиньте чужі пріоритети. У сміттєвий кошик вирушають і «термінові, але не важливі справи». Що це взагалі таке? Справа не може бути терміновою, але не важливою. У цю категорію зазвичай потрапляють справи, виконання яких нав'язане нам деякими стереотипами. Якщо магазин закривається через півгодини, а у вас в хлібнику закінчилися улюблені булочки - можливо, ви можете пережити до завтра і без них. І банка варення, яку вимагає забрати ваша мама, теж постоїть у неї в холодильнику ще декілька днів. У останньому випадку складність полягає в тому, щоб пояснити це мамі. Але якщо ви доросла людина старше 18-20 років, зробити це необхідно. Ви не зможете устигати те, що вам дійсно потрібне, поки вашим часом розпоряджається хтось інший.

«Найправильніші» справи - важливі, але не термінові. Як не дивно, «важливі і термінові» справи - теж дуже сумнівна категорія. Якщо в цьому списку опинилося ваше особисте завдання, яке ви «дотягли» до крайнього терміну, - врахуйте на майбутнє. Наступного разу постарайтеся виконувати важливу справу в той час, коли воно ще не стало терміновим. А буває, що терміновості вимагає хтось інший : вас переривають дзвінком по телефону, клієнт шле лист з нетерплячими питаннями, колеги або підлеглі в паніці повідомляють, що щось зламалося, провалилося, не працює... Насправді, той, хто не додзвонився, майже завжди може передзвонити через півгодини-годину. Повідомлення про «зламане» і «непрацююче» у більшості своїй через півгодини виявляються неактуальними: провайдер лагодить інтернет-з'єднання без жодного втручання, завислий комп'ютер перезавантажується і починає працювати, і так далі. Отже, у нас залишається одна найважливіша категорія справ - «важливі, але не термінові». У ідеалі, ви повинні займатися саме ними. Які справи ви запланували на сьогодні?