Помилки тайм-менеджменту

Помилки тайм-менеджменту

Мистецтво грамотної організації свого часу стає усе більш затребуваним. Проте новачки в тайм-менеджменте іноді здійснюють упущення, які крадуть їх час і сили. Отже, які найпоширеніші помилки планування?


Не враховувати свій добовий ритм. У книзі «Як привести справи в порядок. Мистецтво продуктивності без стресу» класик тайм-менеджмента Дэвид Аллен описує типовий приклад цієї помилки. Жінка-домогосподарка, яка також підробляє рукоділлям вдома, звикла розпочинати свій день з прибирання.

Нагодувавши домашніх сніданком і провівши дітей в школу, вона прибирає із столу, миє посуд, прибирає кімнати, а після обіду приступає до свого улюбленого зайняття, яке до того ж приносить їй доход. Здавалося б, хороший розпорядок дня. Але ось біда, ця жінка - жайворонок, і період найбільшої продуктивності у неї доводиться на ранок. Робота по будинку віднімає багато сил, і після обіду вона сідає за роботу в'ялою. Незабаром з школи приходять діти, повертається з офісу чоловік - і про рукоділля можна забути. День за днем найпродуктивніший час ця жінка відводить прибиранню - в результаті приробіток майже не приносить їй доходу, а настрій падає: власне життя здається їй рутинним, безглуздим. А тим часом, розповідає Аллен, цих проблем можна уникнути за допомогою одного-єдиного кроку: перестановки справ місцями.

Найпродуктивніший час дня треба відводити під роботу. Рукоділля робитиметься швидко, із задоволенням, принесе почуття самореализованности і інтересу. Домашні ж справи можна перенести на пообідній час. Після виконання приємного зайняття робити їх буде легший. До того ж робота по будинку не вимагає особливої розумової концентрації і буде своєрідним відпочинком, перемиканням після копіткої праці в першій половині дня. Та і прихід чоловіка з дітьми навряд чи перешкодить мити посуд або підмітати. Після того, як згадана хазяйка послухалася порада Аллена, її справи пішли в гору: робота стала приносити доход, настрій покращав, притому домашні справи ніяк не постраждали.

Розраховувати плани без «запасу» часу. Якщо ви умієте складати щохвилинний графік і не вибиватися з нього - це здорово. Але повірте, завжди так тривати не може. Не тому, що ваша пунктуальність не вічна, а просто з тієї причини, що від неї залежить не все. Ви ніяк не можете контролювати відміну електрички, автомобільні пробки і затримку потягу в метро. Також ніхто не дасть вам гарантії, що діловий партнер прийде на зустріч саме в стільки, в скільки ви умовилися, або що співбесіда на роботу не почнеться на півгодини пізніше.


Що ж робити? Залишайте запас, намагаючись передбачити найбільш передбачувані варіанти. Якщо вас чекає поїздка під час пік - подумайте, чи не можна поїхати на метро замість того, щоб сісти за кермо. Або ж «закладете» півгодини(а можливо, і більше) на стояння в пробках. При поїздці на метро залиште 15-20 запасних хвилин з розрахунку на затримку потягу. Якщо їдете на електричці - доглянете за розкладом таку, щоб незабаром за нею йшли еще-одна дві. Це дуже згодиться у тому випадку, якщо вашу раптом відмінять.

Ніколи не плануйте дві ділові зустрічі «упритул». Співбесіда з працедавцем може розтягнутися за часом, а клієнт - запізнитися або застрягти в тій же пробці. Навряд чи ваші переговори виявляться успішними, якщо ви станете раз у раз поглядати на годинник, спізнюючись на наступну зустріч.

Зустрічаючись з «хронічними опоздунами», будь то друзі або колеги, закладайте їх можливе запізнення у свій графік. Краще всього, якщо зустріч з такими людьми буде останньою у вашому розпорядку дня. Принаймні, так вони не завадять іншим вашим планам.

Не залишати часу на відпочинок. Велика помилка багатьох жінок - не залишати собі ні крапельки часу на відпочинок. Як говорить письменниця і успішна жінка Катерина Мириманова, пам'ятайте, що «супер-женщина - це передусім супервтомлена жінка». Подумайте про те, що в якийсь момент божевільної гонки вам захочеться на півгодини сісти, погортати журнал, помріяти і нікуди при цьому не квапитися.

І це абсолютно природно! Залиште собі таку можливість. Навіть якщо ви неймовірно амбітні - подумайте про те, що замотана жінка ніколи не виглядає і не буває успішною. Вона частіше помиляється, зриває втому, що накопичилася, на близьких або підлеглих, та і в цілому менш продуктивна. Від своєчасного відпочинку ваші справи тільки виграють.

Залишати невирішені питання. Не усі проблеми можуть бути вирішені «тут і зараз», це факт. Ви не додзвонилися до потрібної людини, не устигаєте сплатити квитанцію за світло, найближчий банкомат виявляється закритий, а питання з підписанням контракту доводиться відкласти до тих пір, поки генеральний директор не повернеться з відрядження. І так далі. Пастка в тому, що «підвішені справи» породжують стрес, напругу і заважають нам справлятися із справами поточними. У мозок неначе безупинно поступає сигнал про те, що ми залишили «невиконану операцію». У міру накопичення таких операцій«, що »підвисають, ми почуваємо себе переобтяженими, плутаємося і скаржимося на всьому знайому «кашу в голові». Як бути?

Тайм-менеджерская хитрість: наша психіка вважає справу «нескінченою» до тих пір, поки із приводу його не прийнято яке-небудь рішення. Парадокс в тому, що висновок ніби «зробити наступного тижня» наша психіка теж вважає рішенням. І заспокоюється. Проте є два нюанси: по-перше, рішення має бути як можна чіткішим - не «зроблю, коли встигну»(мозок як і раніше визнає це «підвішеною операцією»), а, припустимо, «переношу рівно на два тижні». Друга небезпека: заспокоївшись, про важливу справу можна зовсім забути. Тому, щоб уникнути стресу, беріть ежедневник і записуйте: «Субота - сплатити квитанцію. Наступна середа - зайти до генерального і показати контракт». І спите спокійно.


Не враховувати погоду і сезон. Кількість сонячного світла впливає не лише на наш настрій, але і на стиль мислення, і на працездатність. У сонячні дні ми активніші і позитивно мислимо. Але є тут і каверза: гарний настрій робить людей менш критичними. А ось в похмуру погоду, навпаки, ми стаємо зосередженими і обережними. Так що якщо треба попрацювати з цифрами, скласти важливий звіт або прийняти відповідальне рішення, в якому не можна помилитися, - заплануйте це на похмурий день. Якщо ж вас чекають далека поїздка і зустріч, на якій треба світити оптимізмом, - для цих справ краще віддати перевагу сонячній погоді.