Інвентаризаційний опис

Кожна організація зобов 'язана проводити періодичний опис активів (матеріалів, основних засобів, інших цінностей). Результати перевірки вносяться в спеціальний документ. Бланки інвентаризаційних описів (форма № ИНВ-1, -3, -5, -8а, -16) зберігаються в бухгалтерії, їх можна взяти у вищій організації або завантажити в інтернеті.


Інвентаризаційний опис складається для перевірки відповідності наявних цінностей і правильності бухгалтерського обліку. Цей документ здатний об 'єктивно відобразити фактичну наявність товарних і матеріальних цінностей на всіх етапах їх зберігання і руху на підприємстві.


Методичні вказівки щодо інвентаризації вимагають її проведення в кілька етапів. Кожен супроводжується складанням первинних документів (наказ про проведення, описи, акти). Після цього порівнюються результати перевірки з даними бухобліку (викривальні відомості). Щоб оформити підсумки опису незакінчених ремонтів, майбутніх витрат, наявності цінних паперів, грошей або бланків суворої звітності використовуються єдині регістри.

Інвентаризаційний опис має оформлятися строго відповідно до вимог його ведення. До початку проведення інвентаризації особи, відповідальні за результати її проведення, повинні написати розписку, включену до заголовкової частини форми.

Складається опис у двох примірниках (один - для бухгалтерії, другий - для перевіряючих органів). Підписується відповідальними матеріально особами після особистої повторної перевірки даних бухобліку та порівняння їх з фактичною наявністю тих, що перебувають у розпорядженні організації матеріальних цінностей.

При заповненні бланка не повинно залишатися порожніх рядків. У полі "Найменування організації" вказується форма власності і повна назва фірми (наприклад, Товариство з додатковою відповідальністю "Альянс"). Тут же вказується код підприємства за загальноросійським класифікатором (він прописаний в облікових документах).

У наступному нижче полі необхідно позначити структурний підрозділ (управління, цех, відділ). Якщо підприємство використовує для позначення цих підрозділів коди, то необхідно вказати їх. Потім проставляється код за ОКВЕД.


Обов 'язково необхідно прописати підставу проведення інвентаризації (розпорядження, наказ керівника - форма N ІНВ-22). Згідно з цим наказом виставляються офіційні дати початку та завершення проведення перевірки.

Графа "Код операції" заповнюється лише в тому випадку, якщо підприємство застосовує кодування, в іншому випадку проставляється прочерк.

Інвентаризаційний опис вимагає внесення до нього цінностей з порядковими номерами. Біля кожного пункту проставляється дата проведення перевірки, а також вказується, в чиїй власності знаходиться описана цінність.

У графі "2" описи вказують код, що відображає залишки цінностей (01 - основні засоби, 10 - матеріали тощо).

Крім цього необхідно перераховувати характеристики активів, їх вид, сорт, одиниці виміру, інвентарні номери та номери паспортів, вартість одиниці.


У графі "Фактична наявність" вказується сума і кількість цінностей, підсумовуються залишки. Після цього заповнюється графа "Разом", проставляються підписи відповідальних осіб.

Потім інвентаризаційний опис передається в бухгалтерію, щоб можна було уточнити залишки, що числяться на балансі. Після зазначення всіх наявних залишків бухгалтер завіряє відомості своїм підписом.

У тих випадках, коли після складання опису виявляються розбіжності даних, складається викривальна інвентаризаційна відомість (форма ИНВ-18 і -19).

При виявленні зіпсованих або непридатних для подальшого використання в роботі цінностей, готових виробів або матеріалів складаються відповідні акти.

У разі, якщо обробка даних щодо обліку цінностей автоматизована, форма опису видається комісії на паперовому або машинному носії з уже заповненими даними за графами № № 1-9. Далі відповідальні особи комісії вносять дані до графи 10 про наявність цінностей.